Veelgestelde vragen LDF

Elke persoon die in MijnKNGF staat als praktijkeigenaar of maatschapslid van tenminste één praktijklocatie kan de praktijk aanmelden voor de LDF.

Een uitleg over het aanmelden geven we je in onze video tutorial, die zie je hieronder. Daarnaast hebben we een stappenplan.

Je stuurt je gegevens vanuit jouw eigen EPD-systeem via een beveiligde verbinding naar de LDF. Het KNGF doet er vervolgens alles aan om de veiligheid van de LDF te waarborgen. We zijn eigenaar en eindverantwoordelijke voor de gegevensbeveiliging. We werken samen met Mediquest. Mediquest beheert in opdracht van het KNGF de LDF en de data. We zullen de data nooit zonder toestemming van een praktijk delen met andere organisaties.

Na je aanmelding ontvang je een bevestigingsmail met instructies voor het maken van de koppeling tussen jouw EPD en de LDF. Als je de koppeling in je EPD-systeem hebt ingesteld kan je direct beginnen met aanleveren. Je bepaalt zelf wanneer je aanlevert.

Ja, dat kan. Je kunt meerdere praktijken aanmelden. Elke praktijk meld je apart in twee simpele stappen (zie uitleg hierboven). Als werknemer kan het ook zijn dat je bij meerdere praktijken werkt die aan de LDF meedoen. 

Nee, dat is niet nodig. Je neemt met de hele praktijk deel aan de LDF en alleen praktijkhouders kunnen de praktijk aanmelden. De praktijkhouder kan individuele fysiotherapeut toegang geven tot een individueel LDF-dashboard. In dit dashboard zie je jouw eigen gegevens, het praktijkgemiddelde en verschillende andere benchmarks zoals het landelijk gemiddelde. Gegevens van individuele collega’s zie je niet.  

Praktijkeigenaren kunnen nieuwe EPD-LDF koppelgegevens aanvragen voor de praktijk, via het LDF voorportaal. Klik in het Praktijkoverzicht bij de betreffende praktijk op ‘Wijzig gegevens’. Op de pagina ‘Wijzig gegevens’ staat je gebruikersnaam vermeld. Ook kun je er een nieuw wachtwoord aanvragen voor de koppeling tussen EPD en LDF. Je ontvangt het nieuwe wachtwoord per mail.
Let op! Als je het wachtwoord wijzigt dan moet dit wachtwoord ook aangepast worden in jouw EPD-systeem. Bekijk hier de instructies van je EPD-leverancier.

Nee, je kunt de koppelgegevens gewoon blijven gebruiken in het nieuwe EPD-systeem. Instructies voor de koppeling met de LDF kun je bij de EPD leverancier opvragen of vind je op deze pagina.

Elke fysiotherapeut of medewerker van een praktijk met een MijnKNGF account en een fysiotherapiepraktijk als werkadres kan inloggen op de LDF of het LDF-dashboard. Als praktijkhouder meld je jouw  praktijk aan voor deelname. Een dag na je eerste datalevering heb je toegang tot het  LDF-dashboard van je praktijk. 

Als Fysiotherapeut in loondienst krijg je toegang tot het dashboard nadat de praktijkhouder toestemming heeft gegeven. De praktijkeigenaar regelt deze toestemming via het inlogportaal van het dashboard. Kies daar voor de functie Stel rechten in (zie Handleiding LDF Portaal).  

Om in te kunnen loggen heb je een MijnKNGF-account nodig. Krijg je de melding ook met een MijnKNGF-account? Controleer dan MijnKNGF of je aan het juiste werkadres bent gekoppeld.  Alleen personen die in MijnKNGF aan een werkadres zijn verbonden kunnen inloggen.

Je logt in met je MijnKNGF inloggegevens. Als je je wachtwoord kwijt bent, dan kun je een nieuwe aanvragen via MijnKNGF via deze link. Je ontvangt een nieuw wachtwoord op het mailadres dat bij het KNGF bekend is. Het gewijzigde wachtwoord dat je per mail ontvangt, is vanaf dat moment het wachtwoord voor zowel MijnKNGF als het LDF-dashboard. 

• Lever minstens 1x per kalendermaand data aan. Zo zorg je ervoor dat de gegevens compleet zijn en actueel blijven.  
• Je kunt 24 uur per dag aanleveren, zeven dagen per week. Zo vaak als je wilt!   
• De data die overdag is aangeleverd wordt ’s nachts verwerkt. De data staat de volgende ochtend in het LDF-dashboard.  
• Op elke eerste donderdag van de maand wordt er onderhoud gepleegd aan de webservice van de LDF. Daardoor is het aanleveren van data op dat moment niet mogelijk. 
• Ben je net begonnen met de LDF? Dan moet je eerst een keer data aanleveren, voordat je je dashboard kunt bekijken.  

Via het EPD systeem van je praktijk. Er zijn verschillende EPD-systemen aangesloten op de LDF. Instructies vraag je op bij je EPD-leverancier of vind je hier. Let op: Je moet jouw praktijk wel eerst aanmelden bij de LDF, voordat je kunt starten met data aanleveren. In het stappenplan of korte video-tutorial lees je hoe dat werkt.  

Als je data levert aan de LDF stuur je de behandelepisodes mee waarin in de voorgaande 3 maanden een activiteit heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld:

• Aanleveren in augustus = data over de maanden mei-jun-jul
• Aanleveren in juli = data over de maanden apr-mei-jun
• Aanleveren in juni = data over de maanden mrt-apr-mei

Op deze pagina staat het ‘overzicht gegevensuitvraag’. In dit overzicht staat beschreven welke gegevens vanuit jouw EPD aan de LDF worden geleverd. Kies de versie van de LDF specificaties die door jouw EPD leverancier zijn ingebouwd. Weet je niet welke versie het is? Vraag dit dan na bij de leverancier of kijk in dit overzicht. 

Je kunt op twee manieren controleren of een aanlevering goed is gegaan: 

1. Het verwerkingsverslag in je EPD-systeem 
Na je aanlevering aan de LDF ontvang je in je EPD een verwerkingsverslag. Je ziet daarin wat je hebt aangeleverd, of het goed is gegaan en of er afgekeurde velden in de behandelepisodes zaten. Dit verslag is heel handig als je je aanleveringen inhoudelijk wil verbeteren. 

2. Het LDF-dashboard 
Bekijk de dag na aanlevering het LDF-dashboard. Rechts bovenin het scherm staat de datum van je laatste aanlevering en kan je een compleet overzicht van je aanlevergeschiedenis inzien. Hier vind je ook het verwerkingsverslag van je LDF-aanlevering. Wil je je aanleveringen inhoudelijk verbeteren? Bekijk dan onze tutorial over het verwerkingsverslag. 

De N exclusie is een getal dat aangeeft hoeveel patienten wel in behandeling zijn, maar waarvan geen data is aangeleverd. Bijvoorbeeld omdat de patient (nog) niet om toestemming is gevraagd of omdat de patient niet mee wil doen. De EPD-leverancier rekent de N exclusie uit en stuurt dit mee met je aanlevering. Het is een mooie doelstelling om iedere patiënt om toestemming te vragen, waarbij de patiënt natuurlijk vrij is om wel of niet akkoord te gaan. De LDF stelt daarom geen eisen aan het inclusiepercentage. Een hoge N exclusie heeft geen invloed op jouw deelname aan de LDF.

De N exclusie die de LDF uit sommige EPD-systemen ontvangt geeft geen representatieve waarde. Om deze reden wordt dit nog niet gebruikt om een inclusiepercentage te berekenen in het LDF dashboard. We zijn met EPD-leveranciers in gesprek om tot een betere en meer betrouwbare berekening van de N exclusie te komen. We vinden het namelijk belangrijk dat de praktijk in het dashboard een indicatie van het inclusiepercentage kan zien. 

Medewerkers die uit dienst zijn, kun je via je mijnKNGF omgeving uit dienst melden. Vanaf de volgende dag zal er dan in de LDF de vermelding (uit dienst) achter de naam van de therapeut te zien zijn. De therapeut blijft (voorlopig) nog wel in het overzicht in de LDF staan, omdat er nog wel behandelepisodes op zijn/haar naam zijn geleverd aan de LDF. Deze episodes horen nog steeds bij de praktijk. 

In het LDF-dashboard tonen we alle medewerkers die data hebben geleverd vanuit jouw praktijk.  

Als je medewerkers mist in het dashboard, controleer dan het volgende:

1. MijnKNGF: 

• Staat de medewerker met (het juiste) BIG-nummer in MijnKNGF? Dit is nodig, omdat de personele gegevens in MijnKNGF de basis zijn voor het LDF-dashboard om gegevens van medewerkers te tonen.  
• Heb je de nieuwe medewerkers al aan de praktijk gekoppeld in MijnKNGF? Zo niet, dan staan zij misschien wel in je Dashboard, maar worden ze getoond als ‘Onbekende therapeut – BIG nummer’. Een dag na het toevoegen van de therapeut in MijnKNGF, moet dit zijn opgelost.   

Voor vragen over de gegevens in MijnKNGF kun je contact opnemen met: ledenadministratie@kngf.nl 

2. EPD-Systeem: 

• Staat de medewerker met (het juiste) BIG-nummer in het EPD-systeem? Het BIG-nummer is nodig om gegevens van de medewerker in het EPD-systeem te vergelijken met de gegevens in MijnKNGF. Op basis daarvan worden er gegevens van de medewerker in het LDF-dashboard getoond.  
• Toestemming voor data levering aan de LDF:
  • Vraagt de medewerker toestemming aan patiënten voor levering aan de LDF, en vinkt hij/zij dit aan in het EPD-systeem?  
  • In sommige EPD systemen moet ook de therapeut toestemming geven om data te leveren aan de LDF. Als dit in jouw systeem het geval is, adviseren we je dat te controleren.  
• Pas bij bestaande behandelepisodes het BIG-nummer van de hoofdbehandelaar aan. Zo komen de behandelepisodes op naam van de nieuwe medewerker te staan in het LDF-dashboard. 

Heb je aanpassingen gemaakt in het EPD-systeem? Doe dan een datalevering aan de LDF. De volgende dag zullen de gegevens van de medewerker zichtbaar zijn in het dashboard. 

De lijst met medewerkers die je in het LDF Dashboard ziet, is gebaseerd op de BIG-nummers die (recent of in het verleden) door de praktijk vanuit het EPD systeem zijn aangeleverd. Vervolgens worden er namen aan die BIG-nummers gekoppeld door deze te vergelijken met de gegevens van fysiotherapeuten in MijnKNGF. Wij tonen daarbij alleen namen van therapeuten die volgens MijnKNGF bij de praktijk in dienst zijn. 

In het dashboard kunnen daarom ‘onbekende therapeuten’ staan. De makkelijkste manier om uit te zoeken wat er aan de hand is, is om de in het dashboard getoonde BIG-nummers op te zoeken in het BIG register, en hieronder te kijken wat van toepassing is: 

• 1. De naam van een fysiotherapeut die op dit moment werkzaam is in de praktijk:
  Controleer of deze fysiotherapeut in MijnKNGF aan de praktijk is gekoppeld. Zo niet, doe dit dan alsnog. De dag na de aanpassing in mijnKNGF zie je de wijziging in het LDF-dashboard. 
• 2. De naam van een fysiotherapeut die niet meer werkzaam is in de praktijk, maar dit wel ooit is geweest:
  Omdat er gegevens van deze fysiotherapeut uit het EPD aan de LDF zijn geleverd, blijft de fysiotherapeut in het overzicht staan met de vermelding ‘uit dienst’. Dit is nodig, aangezien deze gegevens nog steeds bij de praktijk horen.  
• 3. De naam van een fysiotherapeut die (volgens mijnKNGF gegevens) niet werkzaam is geweest in de praktijk:
  Er is waarschijnlijk een typefout gemaakt bij het invullen van een BIG-nummer in het EPD-systeem. Je kan dit in het EPD-systeem corrigeren en daarna een nieuwe datalevering aan de LDF doen. De volgende dag zie je de wijziging in het LDF-dashboard. Je hoeft je geen zorgen te maken dat een onbekende fysiotherapeut toegang heeft tot je gegevens. We hebben dit afgeschermd; alleen fysiotherapeuten die volgens mijnKNGF bij de praktijk werken en van de praktijkhouder toestemming hebben gekregen, kunnen toegang krijgen tot de LDF rapportages van zichzelf en de praktijk.  
• 4. Geen resultaten. Het BIG-nummer bestaat niet: 
  Er is waarschijnlijk een typefout gemaakt bij het invullen van een BIG-nummer in het EPD-systeem. Je kunt dit in het EPD-systeem corrigeren en daarna een nieuwe datalevering aan de LDF doen. De volgende dag zie je de wijziging in het LDF-dashboard. 

In het LDF-dashboard zijn de volgende themapagina’s beschikbaar: patiëntenpopulatie, dossiervoering, behandelresultaat en uitkomstmetingen. Hieronder vallen weer verschillende figuren die inzicht geven in bepaalde cijfers. Linksboven elke figuur kan je op ‘meer informatie’ klikken. Hier vind je meer informatie over de berekening van de figuur.  

Nee; in het dashboard worden alleen behandelepisodes meegenomen waarin ten minste één verrichting heeft plaatsgevonden. Als het dossier al is aangemaakt vóórdat de behandeling heeft plaatsgevonden, wordt dit dossier niet meegeteld.  

• Alle meetinstrumenten kunnen worden geleverd aan de LDF en tellen mee voor het percentage dossiers waarin een meting is toegepast. Dit kan een begin-, tussen-, of eindmeting zijn.  
• Bij een groot deel van de meetinstrumenten kan de LDF via de meetinstrumentcode herkennen wélk specifieke meetinstrument is toegepast. Dit zijn meetinstrumenten van de codelijst meetinstrumenten. Andere meetinstrumenten worden als ‘overige meetinstrumenten’ aangeleverd. Gebruik je een meetinstrument van de codelijst, maar zie je deze niet terug in je LDF dashboard? Bekijk dan je LDF-verwerkingsverslag of neem contact op met je EPD-leverancier om uit te zoeken of er iets misgaat in je aanlevering. 
• Van ongeveer 50 meetinstrumenten verzamelen wij de inhoud (de ingevulde antwoorden). Bekijk het ‘overzicht gegevensuitvraag‘ voor welke meetinstrumenten dit zijn.
• Van een aantal meetisntrumenten tonen we PROMs grafieken in het LDF-dashboard. Bekijk het ‘overzicht gegevensuitvraag‘ voor welke meetinstrumenten dit zijn. Gebruik je een meetinstrument van de lijst maar kan je hier geen grafiek van maken? Bekijk dan je LDF-verwerkingsverslag of neem contact op met je EPD-leverancier om verder uit te zoeken wat er misgaat in je aanlevering.

Nadat je de gegevensuitwisseling handmatig hebt gestart stuurt de EPD-software de behandelepisodes naar de LDF-webservice. De webservice controleert op juistheid, volledigheid en tijdigheid en stuurt de resultaten van deze validatie terug naar de praktijk in een bestand dat het ‘verwerkingsverslag’ wordt genoemd.

De data-uitwisseling is op twee manieren beveiligd:

1. met een gebruikersnaam en wachtwoord (de EPD-LDF koppelgegevens) om ongeautoriseerde data-aanlevering tegen te gaan;
2. door het gebruik van een HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure) om de gegevensuitwisseling te versleutelen

Ja, een patiënt dient vooraf expliciet toestemming te geven voor het uitwisselen van zijn of haar gegevens vanuit het EPD naar de LDF. Hiervoor geldt het zogenaamde ‘opt-in’ principe, een maatregel voor de aanscherping van de privacywetgeving. Alle EPD-systemen zijn daarop voorbereid: in het EPD-systeem geef je aan of een patiënt toestemming heeft gegeven.