Ga naar de inhoud

Zorgtrajectstartdatum: oplossingen voor afgewezen declaraties (GDS 2.0)

Sinds de implementatie van de nieuwe Generieke Declaratiestandaard (GDS) komt het voor dat declaraties worden afgewezen vanwege een onjuiste ‘zorgtrajectstartdatum’. Dit zorgt voor administratieve lasten bij zorgaanbieders en zorgverzekeraars. De EPD-leveranciers, zorgverzekeraars, Vektis, VECOZO en de beroepsgroepen hebben daarom samengewerkt om dit probleem op te lossen. Vanuit die samenwerking worden verbeteringen doorgevoerd die we voor je op een rij hebben gezet. Verder lichten we bepaalde begrippen toe én geven we tips.

  • Zorgverzekeraars beperken de controle of de zorgtrajectstartdatum afwijkt van de bij hun bekende datum. Voortaan wordt hier alleen naar gekeken bij declaraties van patiënten met een wettelijke aanspraak die beperkt is in de tijd.
  • Wanneer de ‘gedeclareerde’ zorgtrajectstartdatum vóór de bij de zorgverzekeraar bekende aanspraakstartdatum ligt, wordt de declaratie niet meer afgekeurd. De zorgverzekeraars nemen de meegegeven zorgtrajectstartdatum dan over als de juiste aanspraakstartdatum. Hieronder vind je een uitgebreidere toelichting.
  • Is je declaratie afgewezen? Alle verzekeraars zullen in hun retourinformatie de bij hun bekende startdatum van de betreffende behandelepisode (en dus de aanspraak) melden. Vul deze datum in als je aanspraakstartdatum. Deze afwijzing wordt vaak gegeven als de behandeling al in een andere praktijk was gestart of wanneer de datum niet juist geregistreerd is in jouw EPD. Als de patiënt de datum van de eerste zitting van de behandelepisode niet meer precies weet, is dat voor de declarerende praktijk ook moeilijk te achterhalen. Met de juiste startdatum kunnen praktijken hun patiënten ook beter voorlichten hoe lang de wettelijke vergoeding geldt, zodat het einde daarvan voor praktijk en patiënt niet als een verrassing komt.
Hoe controleert de verzekeraar de zorgtrajectstartdatum als er is behandeld in één of meer andere praktijken voor dezelfde aandoening?

Wanneer de ‘gedeclareerde’ zorgtrajectstartdatum vóór de bij de zorgverzekeraar bekende aanspraakstartdatum ligt, wordt de declaratie niet meer afgekeurd. De zorgverzekeraars nemen de zorgtrajectdatum dan over en passen de aanspraakstartdatum aan in hun systemen. Dit kan gevolgen hebben voor andere declaraties. Omdat de aanspraakperiode naar voren schuift, is het mogelijk dat er reeds verwerkte declaraties nu buiten de aanspraakperiode vallen. In dit uitzonderlijke geval zullen er correcties plaatsvinden voor de declaraties die buiten de aanspraakperiode vallen. 

Tips: zo kun je het beste zorgtrajecten (behandelepisodes) registreren 

Start een nieuw zorgtraject bij elke nieuwe zorgvraag (nieuwe DCSPH-code en/of lichaamszijde).

  • Bij een nieuw kalenderjaar.
  • Bij overgang naar de nieuwe GDS (januari 2025).
  • Bij toegestane veranderingen in de aanspraakcode. Kom je een situatie tegen waarin de verandering van de aanspraak niet wordt geaccepteerd terwijl dat wel zou moeten? Meld dit dan via gds@kgnf.nl (opent in nieuw tabblad).  

Vraag je EPD-leverancier hoe je een overzicht kunt krijgen van uitgevoerde behandelingen per patiënt. 

Vraag bij een patiënt die voor een aandoening met wettelijke aanspraak bij een andere praktijk is behandeld de brief op van de vorige therapeut waarin staat hoeveel behandelingen er zijn geweest bij welke DCSPH en lichaamslocatie (vanaf startdatum na 1 januari 2025).

Toelichting begrippen

Een zorgtraject omvat alle behandelingen (zittingen) voor één diagnose binnen één praktijk. Dit betekent: alle prestatiecodes met dezelfde DCSPH-code en eventueel dezelfde lichaamslocatie.

Een zorgtraject (geïdentificeerd door een zorgtrajectnummer) is uniek binnen de praktijk. Dit traject start met de eerste zitting van de behandelepisode. De zorgtrajectstartdatum is daarmee de datum van de eerste zitting. 

Sommige (Bijlage 1-)aanspraken kennen een wettelijk maximale tijdsperiode, gerekend vanaf de eerste datum van de zitting in die aanspraak. Wanneer een patiënt alleen bij jouw praktijk in behandeling is, wordt de aanspraak dus berekend vanaf jouw zorgtrajectstartdatum. 

Wanneer een patiënt al bij een andere praktijk onder behandeling is (geweest) voor deze aanspraak, dan is de wettelijke aanspraak eerder ingegaan dan jouw zorgtraject. De wettelijke aanspraak eindigt daarmee ook eerder. Om te zorgen dat zowel zorgaanbieder als patiënt goed geïnformeerd zijn is de zorgtrajectstartdatum ingevoerd. Deze kan dus liggen voor de start van jouw zorgtraject (maar nooit erna).

De aanspraakstartdatum is de datum waarop de patiënt voor het eerst gebruik maakt van het recht op de aanspraak1 waarvoor een zorgtraject loopt, is ontstaan. Dit is de datum van de eerste behandeling van de aandoening met een wettelijke aanspraak. De aanspraakstartdatum moet alleen worden meegegeven in de declaratie wanneer deze afwijkt van de zorgtrajectstartdatum. De aanspraakstartdatum is vooral van belang bij aanspraken die een maximale duur hebben. Sommige van deze aanspraken zijn beperkt in tijd of aantal (bijvoorbeeld 3 maanden na de startdatum van de aanspraak of 12 behandelingen in 12 maanden), andere zijn niet beperkt in aantal of tijd.  

Het is mogelijk dat een patiënt met een wettelijke aanspraak eerder onder dezelfde aanspraak behandeld is in een andere praktijk. In dat geval start de aanspraak op de eerste zittingsdatum bij die andere praktijk. De ‘nieuwe’ praktijk start voor deze patiënt een nieuw zorgtraject (met een zorgtrajectstartdatum van de eerste zitting binnen de praktijk), maar met een eerdere aanspraakstartdatum. De oude praktijk heeft de patiënt voorzien van een brief met daarop de over te nemen aanspraakstartdatum en het aantal eerder uitgevoerde behandelingen.  

  1. die vanuit Bijlage 1 of artikel 2.6 van het besluit Zvw vergoed wordt uit de basisverzekering (Regeling – Besluit zorgverzekering – BWBR0018492)